十月某日

　　上午秘書科的事不是很多，孟姐在指導(dǎo)小石整理公司來(lái)客登記簿。因?yàn)槭占�信息是秘書的一�?xiàng)重要工作，手頭的事不多，我也在一旁跟著學(xué)。

　　“小石，整理來(lái)訪客人名單，不能按客人的姓氏筆畫排列，而要按他所在公司的筆畫順 序排列�！�

　　孟姐讓小石將已經(jīng)排好的客人名單順序重排。

　　“為什么?”

　　“是這樣的，這些來(lái)訪的客人，是代表他們所在的公司來(lái)我們公司洽談業(yè)務(wù)的。他們個(gè)人有可能在將來(lái)的某一天，會(huì)離開(kāi)他們現(xiàn)在所在的公司；但是，他們的公司則有可能是我們公司永久的客戶，所以我們的重點(diǎn)是應(yīng)該記住他們的公司，因此，在整理來(lái)客名錄時(shí)，應(yīng)該以客人所在公司的筆畫來(lái)排列順序。比方昨天第一個(gè)來(lái)訪的客人是，北京通達(dá)科貿(mào)公司的副總經(jīng)理劉允。將來(lái)只要一看到劉允的姓名，首先應(yīng)該想到是北京通達(dá)公司。通達(dá)是一九九五年注冊(cè)成立的，注冊(cè)資金１０００萬(wàn)元人民幣，主要業(yè)務(wù)是代理銷售我們東巖公司的產(chǎn)品，平均每年的銷售額在４００萬(wàn)元人民幣左右，他們的董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理叫李明，是我們姜總在北大荒下鄉(xiāng)時(shí)的戰(zhàn)友……”

　　小石輕輕地嘆了口氣，她沒(méi)想到來(lái)客登記簿上“劉允”這么簡(jiǎn)單的兩個(gè)字，在孟姐的頭腦里竟包含了這么多信息。她以為只要把劉允的姓名和電話號(hào)碼往計(jì)算機(jī)里一存，就算是完成了“信息收集”工作。即使是瑪麗和我，在秘書�？茖W(xué)校，也沒(méi)專門學(xué)過(guò)這方面的知識(shí)。這就是實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

　　孟姐不愧是總經(jīng)理的專職秘書。她這種認(rèn)真細(xì)致的工作作風(fēng)，真值得我們這些小字輩的秘書學(xué)習(xí)。我什么時(shí)候才能達(dá)到孟姐這種水平?

　　中午，天空突然烏云密布，暴風(fēng)雨似乎馬上就要來(lái)臨。

　　下午一上班，投資部就送來(lái)一份“天津宏星公司情況介紹”的材料，要我趕緊送給孫總，說(shuō)孫總催著要。

　　也許是時(shí)間太急，投資部送來(lái)的材料中不僅有錯(cuò)別字，還有一些語(yǔ)法上的錯(cuò)誤，如“非要……不可”的句子，像口語(yǔ)那樣把后面的“不可”兩個(gè)字漏掉了；于是，我把材料的文字稍為潤(rùn)色了一遍，重新打印送給孫總。

　　孫總將材料翻了翻，就皺起眉頭說(shuō)：“小于，這份材料你加工處理過(guò)，是吧？”

　　“是的，”我不清楚孫總問(wèn)這話的意思，“我只是對(duì)其中的文字潤(rùn)色了一下�！�

　　“小于，你應(yīng)該知道我要這份材料的目的。我想了解宏星公司的資產(chǎn)狀況，但是更想了解宏星公司目前管理層的狀況。他們現(xiàn)在有多少管理人員，管理人員的年齡結(jié)構(gòu)如何，知識(shí)結(jié)構(gòu)如何，管理、開(kāi)發(fā)和銷售各占什么比例，他們對(duì)我們將要進(jìn)行的控股投資的態(tài)度如何……我要的是他們目前實(shí)實(shí)在在的真實(shí)情況，而不是這么幾個(gè)干巴巴的數(shù)字和幾條標(biāo)語(yǔ)口號(hào)，你知道嗎？”

　　孫總的臉越拉越長(zhǎng)。

　　“小于，我是經(jīng)理，你是秘書，所以，我希望你做我的眼睛，做我的耳朵，甚至做我的手和腳，但我不希望你做我的大腦！哪些材料有用，哪些材料沒(méi)用，由我自己的大腦來(lái)判斷?

把我的大腦留給我，好嗎?”

　　窗外已是電閃雷鳴�？次沂肿銦o(wú)措的樣子，孫總態(tài)度緩和了一些：“是不是投資部把材料給你的時(shí)候，就是這個(gè)樣子?可能主要責(zé)任不在你。這樣吧，你去把投資部的李部長(zhǎng)叫來(lái)，我要聽(tīng)取他的口頭匯報(bào)�！�

　　投資部的人匯報(bào)完畢，我從孫總的辦公室回來(lái)。孟姐見(jiàn)我悶悶不樂(lè)的樣子，問(wèn)我怎么回事，我把事情的經(jīng)過(guò)大致說(shuō)了一遍。孟姐安慰我說(shuō)：“小于，當(dāng)秘書沒(méi)有不出現(xiàn)差錯(cuò)的，不要緊。問(wèn)題是，你知道問(wèn)題出在哪里嗎?”

　　我沒(méi)吱聲。孫總的批評(píng)沒(méi)錯(cuò)，但我總覺(jué)得自己委屈。

　　“小于，我給你講個(gè)小故事吧。這是我剛當(dāng)秘書時(shí)，我的美國(guó)老板講給我聽(tīng)的。小石和瑪麗，你們有興趣聽(tīng)嗎?”

　　她倆馬上湊了過(guò)來(lái)。

　　“事情是這樣的。一天，我的美國(guó)老板坐車路過(guò)一個(gè)小菜市場(chǎng)，看見(jiàn)路邊小蔬菜店門口擺著一堆新鮮的洋蔥。洋蔥的皮曬得紅紅的，上邊還沾著泥巴。老板的父親是個(gè)農(nóng)場(chǎng)主，老板小時(shí)候跟父親種過(guò)洋蔥。他來(lái)中國(guó)這么久了，第一次看到那么新鮮的洋蔥，所以感到很親切�；氐睫k公室以后，他讓秘書派人去給他買幾個(gè)洋蔥回來(lái)�？墒�，當(dāng)秘書把洋蔥放到他辦公桌上的時(shí)候，那幾個(gè)洋蔥只剩中間的那一點(diǎn)小芯了。為什么？原來(lái)當(dāng)總務(wù)科的辦事員將洋蔥買回來(lái)之后，馬上放在水龍頭下把洋蔥上面的泥巴洗掉了；交給總務(wù)科長(zhǎng)后，科長(zhǎng)又把洋蔥外面的幾層粗皮給剝掉了；科長(zhǎng)把洋蔥交給秘書后，秘書又把洋蔥上的紅皮剝掉了。洋蔥雖然還是那幾個(gè)洋蔥，但早已不是老板當(dāng)初想要的那種洋蔥了。所以，老板當(dāng)時(shí)就把秘書狠狠地訓(xùn)斥了一頓�！�

　　我明白了孟姐這個(gè)故事的真正含義。

　　“老板為什么要訓(xùn)秘書?就是因?yàn)槊貢�在不了解老板的真�?shí)意圖的情況下，自作主張，自行其是，把老板真正想要的東西給弄丟了。所以，作為一項(xiàng)重要的日常性工作，我們秘書在為領(lǐng)導(dǎo)收集信息材料之前，一定要弄清領(lǐng)導(dǎo)的真正意圖。在了解領(lǐng)導(dǎo)的真正意圖的基礎(chǔ)上，再對(duì)我們收集的材料進(jìn)行鑒別、篩選和整理分析。如果暫時(shí)還不了解，就寧肯讓材料粗一點(diǎn)

；如果過(guò)于加工，就有可能把材料中最有價(jià)值的部分給弄丟，使領(lǐng)導(dǎo)很難利用這些信息作出決策。秘書為領(lǐng)導(dǎo)收集信息，一定要注意這么幾條原則：第一，是不要生吞活剝。不管你收集到什么樣的信息，一定要先在自己腦子里打幾個(gè)問(wèn)號(hào)，這事怎么發(fā)生的，為什么是這樣。第二，是不要自我發(fā)揮。有時(shí)收集到的信息不是那么完整，秘書為了完整，便發(fā)揮自己的想像力，使材料變得‘完整’。其實(shí)，領(lǐng)導(dǎo)往往自己能根據(jù)這些零碎的信息，基本把握事情的大概，而你的想當(dāng)然，則有可能誤導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)。第三是保持不偏不倚，不要先入為主。”

　　“可這老板為什么不把買洋蔥的真正目的告訴秘書呢?”小石還是對(duì)孟姐說(shuō)的故事感興趣，“不就是一句話的事嗎?”

　　“你的意思是，老板事事都要向秘書請(qǐng)示和匯報(bào)?芽”瑪麗似乎非常喜歡跟小石抬杠。

　　“領(lǐng)導(dǎo)與秘書之間，的確應(yīng)該經(jīng)常進(jìn)行交流�！泵辖阏f(shuō)，“但每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都有自己的思維方式和工作習(xí)慣，做秘書的不能強(qiáng)求，只能是要求自己盡可能地去適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)。所以，做好秘書工作的關(guān)鍵是多用心。比方，用心觀察領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)比較關(guān)注哪些問(wèn)題；用心思考領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心這些問(wèn)題真正目的。如果真正用心，秘書工作并不難做。比方天津農(nóng)星公司這個(gè)問(wèn)題，公司常務(wù)會(huì)已經(jīng)討論過(guò)兩次了。如果條件合適，我們公司就投資控股。孫總的意圖實(shí)際是很明顯的�！�

　　我感到自己的臉在發(fā)燒。

本文地址:http://m.hxpgs.com.cn/news/n04/200512/273.html,如要轉(zhuǎn)載，請(qǐng)注明轉(zhuǎn)載自中國(guó)農(nóng)業(yè)人才網(wǎng)